開會如何保持全神貫注?這三點建議「超中肯卻也很難做到」

開會如何保持全神貫注?這三點建議「超中肯卻也很難做到」
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我們想讓你知道的是

在未來的歲月中,專注於你的工作,會是改變局面的關鍵。大家都心不在焉,但是你我必須專心。

文:喬恩・阿考夫(Jon Acuff)

或許我對於開會存有偏見,雖然我在業界工作了15年,但是我很少聽到某個人說:「真希望我可以開更多會。」話雖如此,在你的職業生涯中,你還是必須出席一些會議,也或許是很多會議。既然你了解這件事,那麼你要如何確保自己能夠全神貫注呢?那些會議對你來說或許不重要,但是可能對你的公司、上司與同事來說很重要。以下是一些可以讓你練習專注的幾種實際方法。

寫筆記

拿起筆在一張紙上寫筆記,多復古啊!是紙耶!為什麼要用這麼老派的方法?因為我從來不會在紙上把網頁往下拉,瀏覽那些髮型奇特的羊駝好笑的照片,我也從來不會用一張紙在無聊的會議中下載歌曲。當別人盯著我看的時候,我不需要對他們大聲說:「我正在用這張紙寫筆記」,事實上卻是利用他們的會議時間整理我的電子信箱。如果你一定要用數位產品的話,我想iPad或其他平板電腦會比筆記型電腦更好,因為這樣你才能夠讓別人清楚看到你正在做什麼。

當會議變得冗長無聊時,筆電太容易讓你躲在螢幕後面。你的筆記也不需要寫太多,你只要寫下三行字,任何在場的人都會覺得你是個富有同理心的大好人。全神貫注也是技能的一部分,那表示你不只人在心也在。除此之外,如果一個禮拜之後有人忽然對那場會議提出疑問,你還有筆記可以參考,這是額外的收穫。

至少問一個問題

「會議」這個詞的涵義包羅萬象,出席者可以從三個人到三百個人不等,所以你可以依照情況調整我的建議,但是提出問題能夠讓你一直在狀況內。這會迫使你專注關心現場發生的事情。想問個好問題,就要先聽到好的資訊。如果你問了別人早就問過的問題,只會讓自己看起來像個笨蛋。除了讓自己集中注意力,好問題也能夠讓所有在場的人都知道你非常專注。如果你真的沒有問題可問,就別硬擠出來。

但是如果你花了人生中一去不復返的一小時,坐在會議室中,卻連一個問題都問不出來,那表示你還沒努力嘗試過。(警告:別當那個為了讓上司留下好印象就問了50個問題的人,還因此害得會議延長30分鐘。你的目標並不是讓上司印象深刻,那只是附帶的價值,你的目標是人在心也在,而不是賣弄自己的本事。)

把你的手機翻面

在所有的會議上,你都要讓自己像個撲克牌玩家一樣,把手機翻到背面、放在前方的桌子上。在會議中讓大家看到你的手機背面,那就像個霓虹燈招牌,上面閃爍著「我很專心!我很專心!」的標語。

這個簡單的動作能夠幫助你專心,因為只要你的手機放在桌上,如果你想玩手機的話,所有人就會立刻察覺。你把手機放得愈遠,就表示當你想把它拿起來的時候動作會愈明顯。我們都覺得自己神不知鬼不覺地在桌子底下查看信箱,我們都覺得自己這麼做的時候披著一件隱形斗篷。才怪,別人都看到了,而且他們知道我們心不在焉。

給自己一次戰鬥的機會,把手機翻面吧。你也可以把它放在你的口袋裡,除非你的手機像家用錄影機一樣大。最後一點,你也有個瘋狂的選擇,那就是不要帶著你的手機去開會。除非你是個會用簡訊示範緊急移植手術的心臟外科醫生,或許你在開會期間都可以遠離你的手機,這一點我可以向你保證。

當我在寫這一段時,我告訴自己:「這是我有史以來給過最顯而易見、不需要任何說明的建議了!」然後我一共看了我的手機四次,在睡覺之前甚至必須把手機放在廚房裡,這樣我才能夠專心睡覺。如果把手機放在我的床頭櫃上,我就會聽到它在呼喚我。還有,你在睡前檢查信箱的時候,心情會覺得比較放鬆嗎?「噢,你看這些我今天都沒完成的事情!現在我覺得心情平靜許多了。」

在未來的歲月中,專注於你的工作,會是改變局面的關鍵。大家都心不在焉,但是你我必須專心。如果你建立了一個健全的職涯存摺,卻在出現於工作場合時心不在焉,那就等於把你的帳戶從窗戶丟出去,簡直一點意義也沒有。

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書籍介紹

本文摘錄自《不受限的工作人生:建立職涯存摺,經營4項投資,打造不畏時局變遷的本事》,天下雜誌出版

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作者:喬恩・阿考夫(Jon Acuff)
譯者:董文琳

本書作者喬恩.阿考夫是《紐約時報》暢銷作家,也是超人氣部落格格主,工作經歷豐富,歷經大企業、小公司、被開除、又東山再起,深刻體會現代工作者在變動環境中駕馭工作之道。

阿考夫發現,表現出色的職涯具有共通的四大要素:人際關係、技能、個性與努力,而且,你早就擁有可以解決職涯上上下下時所需要的大部分東西,只是很少運用在工作上、也很少有意識的持續累積。

阿考夫建議大家將這四大能力建立成「職涯存摺」。正如同面臨財務困難時,銀行帳戶就是你的安心資本;當你面臨職涯困難時,職涯存摺的積累就是你最厚實的本錢,比履歷、職銜都可靠。

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Photo Credit: 天下雜誌出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:楊之瑜

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