我如何用這些工具實作GTD(二):五個Gmail小秘訣,讓你Email處理速度大增

我如何用這些工具實作GTD(二):五個Gmail小秘訣,讓你Email處理速度大增
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我們想讓你知道的是

我用了12年的Gmail,其中這些技巧,讓我工作效率更高。

前情提要:我如何用這些工具實作GTD(一):Todoist

我從2004年5月開始用起Gmail,一路看著Gmail越來越多新功能和更改介面,也因為幾乎不刪除非廣告類Email,我從四年前開始付費購買更大的空間。即便前年Google推出了Inbox這個更智慧版本,但因為已經有一套操作習慣了,我還是維持使用原版的Gmail。

如果說Todoist是我的收件和控制中心的話,那Gmail就是純然處理各種聯絡事項的收發中心。

底下是幾個我自己的操作心得,希望達成的目標是一、收件匣盡量歸零;二、不要一直掛念有信件還沒處理;三、確保資料容易找到。而我的作法有以下幾點:

  1. 設定自動篩選器
  2. 熟記一些快速鍵
  3. 啟用「取消傳送」功能
  4. 使用Todoist的Gmail外掛
  5. 一天處理信件不要超過三次
1.設定自動篩選器

我一開始用Gmail的時候跟多數人一樣,就是挑選重點需要回覆的信件處理,然後訂閱一堆電子報,加上會收到許多廠商的新聞稿,所以我的Gmail收件匣很快就十封、二十封膨脹到幾千封。而就在2010年的某個週末假期,我下定決心要照著電腦玩物的作法,把自己收件匣歸零。

其實把幾千封信件的收件匣歸零並不是太過困難的事情,主要是設定自己的分類標籤和花時間一封封(或批次一大群)的把信件刪除或封存。然後最重要的是,找出一套自己習慣的工作流程,縮短自己處理電子郵件的時間並且盡量維持。

而對我來說最重要的就是設定規則來自動篩選。我現在的篩選器有超過60個,主要是把那些會重複寄來的信件自動略過收件匣封存到所屬的標籤中。主要大概有各種帳單、我訂閱的電子報(分中英文)、廠商邀請函、廠商新聞稿、電商廣告eDM(是的,我很常看eDM)和社群網站通知信(Facebook和LinkedIn為主)等等。

做好這些設定之後,如果因為今天會議很多或雜事很多讓我僅有10分鐘可以快速處理email時,收信匣內不會一堆不需要處理僅需封存的信件,讓我還要花時間找出需要處理的信件。

而又因為我一天會收到的電子報超過20份(中英文加在一起),我也知道不可能全部看完,所以我有空的話我就會進到「電子報」和「英文電子報」標籤中,掃看看標題有沒有我有興趣的內容然後點閱。如果今天要睡覺前都沒時間的話,不用猶豫,直接點選「更多」->「全部標示為已讀取」。因為根據我自己的經驗,會留到第二天還會想打開來看的電子報非常非常稀少。

另外這些篩選器不是做好一次就停了,而是可以隨時新增或刪減。有些特殊情況出現的話也要手動去修改條件。

設定篩選器的方式很簡單,當你在閱讀一封信的時候,檢選「更多」->「篩選這類的郵件」,Gmail就會自動帶入寄信人或是標題等等資訊,你也可以自己手動填入或排除更多資訊做出過濾器,然後我主要會用「封存」和「套用標籤」這兩個功能。當然你也可善用其他如轉寄、刪除、標示已讀取等等功能。

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輸入你的過濾選項
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勾選略過收件匣、指定分類,套用分類等等
2. 熟記一些快速鍵

另外一個大為加速我處理信件的功能就是快速鍵(hotkey)。應該說從我大學使用電腦時間比較長以來,我就習慣性的背下了很多快速鍵(主因可能也跟玩BBS有點關係)。包含了作業系統系統的快速鍵:Windows的F2修改檔名、Alt+F4關閉程式、Alt+Tab來切換程式等等;一些我比較會長時間使用的軟體如Lightroom、Chrome、XnView等等,當然後來用Mac的時候,有些快速鍵的轉換也是讓我比較吃苦頭的地方,但是習慣就好。

Gmail上我最常用的快速鍵包含:i(回到收件匣)、c(寄信)、r(回信)、a(回覆全部)、f(轉寄)、#(刪除)、l(標記標籤)、j(較舊的會話群組)、k(較新的會話群組)等等。當然你沒事的話可以打?把快速鍵的說明表叫出來看。我會背這些是因為我很常用這些功能,其他比較少用的功能我就不太會背,哪天我發現某個功能我很常用的話,我應該就會去背。

相信我,雖然滑鼠很方便,Mac筆電支援多點觸控的觸控式軌跡版很好用,但是學會用鍵盤操作絕對可以加快不少你用電腦和處理email的速度。

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沒事可以背背快速鍵
3. 啟用「取消傳送」功能

每個人應該多少都有發生過信件沒寫完、附件忘了、用詞不當等等就寄出去的情況,讓人非常尷尬。而Gmail「設定」中有內建一個「取消傳送」的功能,可以設定在5、10、20、30秒內取消傳送。個人建議開到最久的30秒,讓自己有多一點反悔的時間,反正大部分的時候,email晚30秒寄送出去影響沒有發生錯誤來的大。

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取消傳送功能一定要開
4. 使用Todoist的Gmail外掛

這個上次提過,我愛用的待辦事項服務Todoist有一個Gmail的外掛,讓你可以直接新增一個郵件當作待辦事項,這樣你就不會在收件匣中存著幾千封信,然後也不知道哪些是沒處理或是看過應該處理但是忘記了。我只要有空的時候打開Todoist,直接點選那個連結就會開啟Gmail裡面那個信件對話,回覆,打勾完成—超級方便。

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Gmail外掛超方便der~
5. 一天處理信件不要超過三次

我曾經Gmail分頁是隨時開著,然後看到上面有數字跑出來就會想去看一下是什麼情況,所以那時候有些人會被我回信的速度嚇到。不過現在我收斂很多,因為根據多數談生產力的文章,都會跟你說不斷去檢查email是對生產力提升的一大殺手,最好是不要一大早就去檢查Email(當然我知道有些產業如律師是一定要隨時緊盯著手上的黑莓機,不過這種需求以整體職場來說比例並不算高)。

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到底一天要檢查多少次email呢?

所以我現在的習慣是早上花15分鐘快速掃過一次收件匣,看看有沒有睡覺期間重要的信件需要立刻處理。進公司之後,如果沒有緊急事情就花30-60分鐘把收件匣清空。下午再找一個小時處理一次收件匣,最後晚上睡覺前再掃過一次收件匣,收工。

這有幾個好處,一、其實Gmail分頁頗佔資源,一直開著對於我日漸老舊的筆電很吃力;二、不用一直被email分心干擾正在處理的事情(之前像是編輯或寫稿、現在則是規劃和想事情),工作速度會加快。

然後我也把手機上email相關app的通知和app包含標記圖像(就是紅色的數字)關掉,讓我不會一看有來信就想分心去看或處理,對於專心來說有不少的幫助。

在我這樣做之後,雖然我回信的速度變慢了,但是並沒有影響到我的整體工作進度,反而因為更能掌握自己回信時間,讓自己有更完整的時間去好好完成一件事情。(比如說寫這篇文章)

當然,如果你有時候很無聊,把看email當作樂趣,我也沒啥意見。

以上大概就是我自己使用Gmail這12年來的一些小心得,裡面有很多是來自於電腦玩物的心得分享和其他關於生產力相關網站的文章分享,然後我從中間找出最適合我工作流程的一些方法。這些方法都不是對每個人都絕對有效,也不表示我之後不會做其他調整,只是我目前為止的使用心得。也歡迎各位提出你自己的Gmail使用心得和技巧分享。

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核稿編輯:楊之瑜

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