想提昇工作效率和創意?心理學博士:沒辦法專心就乾脆「主動分心」

想提昇工作效率和創意?心理學博士:沒辦法專心就乾脆「主動分心」
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我們想讓你知道的是

為了保持專注在重要的事務上,我們必須擅長兩項技巧。第一項技巧很顯然,就是移除分心事物—如果我們更了解注意力的運作方式,就會更重視這件事。第二項技巧就比較弔詭了,在本書提供的所有提升效率的策略中,它大概也是最令人不解的一個,那就是我們必須學會讓自己的心思「漫遊」。

文:喬許.戴維斯博士 Josh Davis, Ph.D.

保持專注可不容易,我們來檢視一個尋常的工作日,看看一些常見的挑戰。

斷斷續續的工作人生

早上十點,自由接案的亞曼達就已經感到很沮喪,她從事網站和用戶體驗設計的工作。幾乎整個早上,她都把時間用來開發票給客戶,包括一家拖欠款項的大客戶。她很氣惱自己居然花了兩個小時處理這些文件作業,開始把注意力轉向當天真正重要的事務上:她答應三家公司要完成的工作。

看看時鐘,她知道至少要有一家公司的東西得遲交了,因為時間不夠完成這三家公司的案子。她該專注於哪兩家的案子、延後哪一家的呢?她氣惱自己這天還沒做任何具有生產力的事,在未經仔細思考的情況下,她就隨意開始做其中一件案子,因為她剛好看到這件案子的工作筆記,所以其實並未真正作出任何選擇,她只是覺得:那就從這件開始做吧!

不過,剛才開發票開到一肚子火,亞曼達似乎遲遲未能消氣。處理發票一向是她最討厭的事務,現在她的憤怒轉移到那個延遲付款的大客戶身上。她必須用力思考,反覆重看工作筆記好幾次,因為每次看到最後,她總是發現自己的思路迷失了,只好再從頭看過一遍,告誡自己要專心一點。

雖然「萬事起頭難」,但十到十五分鐘之後,亞曼達終於進入狀況,開始有點進展。突然間,一輛救護車經過,發出刺耳的警笛聲,讓她脫離了剛才的出神狀態。接著,她想到附近有家醫院,一年前,當她腿部骨折時,就是在那家醫院接受治療的。然後,她想起之後有段日子,她腿部打著石膏還要爬樓梯到她的辦公室。算一算,應該爬了有幾百趟吧!真高興,那段日子終於熬過去了。這使她又不禁想起不良於行的母親,她希望自己在年紀更大時,不會像母親那樣……嗯,她心想,好像應該運動或做做瑜伽……但是這麼多案子要做,何時才會有時間去健身房或瑜伽教室?

腦裡的小劇場上演著一齣又一齣的戲碼,「妳在搞什麼,亞曼達!妳哪根筋不對?專注啊!」她斥責自己。

十分鐘後,她開始回到工作上,但才過五分鐘,她的工作夥伴走進辦公室,簡單地問了一個小問題—你也知道,這種對話通常沒有原本預計的那麼快結束,根本就不簡短。這個同事站在亞曼達的辦公室裡講述他的問題,足足二十分鐘,隨著寶貴的時間流逝,亞曼達的胃酸翻騰起來。

接下來一整天的時間,亞曼達努力保持專注,但每次都被其他事物打斷而分心,例如電子郵件通知(她一看到通知,就會立刻看一下內容)、電話(電話鈴響,她一定接),或是不知怎的、一不小心就開啟分頁瀏覽自己喜歡的網站了。她總會斥責自己:時間不夠了!要快點專心把案子做完。

結果,在這天結束時,亞曼達只完成三件案子的其中「一件」。所以,她還得花費更多寶貴時間打電話,向其他兩個未完成提案的客戶解釋,調整他們的期望,請他們再多給一點時間。

專注力是成功的要素之一,聚焦、不分心是非常難做到的事,因為我們的大腦結構天生善於對分心事物作出反應。再者,現在的工作環境遠比以前更容易導致分心,大家共用的辦公空間、會議、電腦、智慧型手機、平板電腦、無數的電子郵件、網路和社交媒體等,全都競相吸引我們的注意力。

為了保持專注在重要的事務上,我們必須擅長兩項技巧。第一項技巧很顯然,就是移除分心事物—如果我們更了解注意力的運作方式,就會更重視這件事。第二項技巧就比較弔詭了,在本書提供的所有提升效率的策略中,它大概也是最令人不解的一個,那就是我們必須學會讓自己的心思「漫遊」。

沒錯,就是學會把手鬆開一點,別緊抓著注意力不放,企圖逼自己長時間專注在一件事務上。

盡量減少干擾,學會「掌控」現代科技

我們都和亞曼達一樣,大多期望自己能夠持續專注幾個小時。當我們幾乎無可避免地做不到時,就會斥責自己不夠認真。但是,如同前文所言,我們的大腦是擅長發現分心事物的機器,這使我們非常難長時間專注在單一事物上。

那麼,如果我們希望自己更專注的話,該如何做呢?第一步就是移除你最能夠預料到的分心事物。

如果同事或電話不再每隔五分鐘就來找,你當然更能夠專注在工作上。但如果你是長坐辦公室的上班族,大概可以從親身經驗中知道,我們多數人很少真正採取這種行動,主動移除在自己工作場所中的分心事物。

其實,我們的工作工具如電腦、電話、平板電腦等,對多數專業人士、尤其是知識工作者需要做的創意思考、複雜決策,以及規劃與協調事務等,具有非常大的分心作用。

想像一下,如果某人在你的辦公室設下惡作劇陷阱,例如在門的上方懸掛了一桶水,讓你一進門就被翻覆的水淋濕,或是在你的座椅上放了一些圖釘,或是一個坐下去會發出怪聲響的墊子。當你在工作環境中布置並使用這些科技裝置,就如同或多或少這樣布下「陷阱」。你為自己打造了一個充滿陷阱的工作環境,但這些陷阱不是水桶或圖釘,而是電話、各種大小螢幕、網站、辦公室開放的門等。

如果你想更集中注意力,一個不錯的起步就是減少噪音,盡量先關閉許多裝置。你不必隱遁山林或遺世獨立,當個不使用現代設備的摩登原始人,你只要讓這些裝置無法導致你分心,也許一次二十分鐘就好。你可以直接關掉電子郵件信箱,以及其他裝置的提示音—別相信你能夠不理會彈跳出來的郵件通知,你的大腦不會讓你得逞。

如果你有自己的辦公室,可以先把門關上。或者,如果你在開放式辦公空間工作的話,就戴上耳機來抵抗噪音。你可以先把電話轉接到語音信箱,或是把行動裝置收到包包內等地方,你也可以試著放到更遠一點的地方,讓自己比較難立刻拿到智慧型手機或平板電腦,只是為了想「看一下有沒有信進來」。和其他人開會時,每當寫完一些重點筆記或工作要項時,你可以把筆電螢幕稍微闔上一點,避免螢幕上的東西導致你從交談中分心,或者更好的方式是使用傳統紙筆。

當你分心時,該如何維持你的生產力呢?答案可能會令你驚訝。

沒關係,就讓大腦分心

打從我們小時候,就被教導相信保持專注的好處。我們受到這樣的訓練:一個好學生應該整堂課都保持專注,除非是被問問題,否則應該要好好聽課、跟上最新的學習進度。我們接受的教育體制,並不鼓勵我們發展作白日夢的技巧。我敢打賭,你一定沒看過成績單上出現這樣的評語:「該生白日夢作得不夠多。」

因此,當我們長大成人,如果心思漫遊,思緒並未集中在眼前的事務上,反而是不禁想到即將在週末登場的比賽、自己很喜歡的某個電視實境節目,或是回想起午餐是否忘了留下小費等,我們便會認錯。如果我們的心思經常漫遊,就會認為這是不夠自制、必須改正的缺點。

但研究顯示,心思漫遊未必是一種缺點,當我們在執行對專業人士最富認知力挑戰的工作時,例如發揮創意來解決問題或是做長期規劃時,心思漫遊可能具有重要助益。

東想西想,讓你變得更有創意

多數人以為,在面對需要創意解方的問題時,最好的應付方法就是專心想辦法解決問題。但是,加州大學聖塔芭芭拉分校(University of California, Santa Barbara)的一群研究人員發現,這樣的觀念可能不正確。該研究團隊在二○一二年進行的一項研究實驗中,要求一百四十五名參與者執行「非常用途作業」(unusual uses task)。數十年來,這種測驗被成功用來評量創意解決問題的能力。測驗的方式是:指定一種常見物品,例如一個瓶子等,要求測驗對象在限定的時間內,盡量想出並列出該物品的用途,而測驗是根據受測者所列的答案的獨創性來評分。

這項研究實驗把參與者分成四組,先要求所有參與者執行兩項「非常用途作業」,其中三組在完成這兩項任務後,擁有十二分鐘的「暫停」時間。在這段暫停時間中,第一組參與者被要求做一件需要運用認知力的事,會涉及運用到他們的工作記憶;第二組參與者被要求做一件認知力挑戰程度較低的事,目的是誘使他們的心思漫遊;第三組參與者則是休息,不要求他們在這十二分鐘當中做任何事;第四組參與者則是不給予暫停時間。

在十二分鐘的暫停時間結束後,前三組參與者立刻接受一項問卷調查,請他們評比他們在這十二分鐘當中,有多常想到和先前那兩項任務無關的事,例如想起自己擔心的某件事等。研究人員可以藉此來驗證實驗參與者,是否如他們預期的那樣,出現心思漫遊的現象。然後,所有參與者再被要求完成四項「非常用途作業」,其中兩項和十二分鐘前的那兩項完全相同,另外兩項則是全新任務。

結果,研究人員發現,一如他們所預期的,在執行「非常用途作業」之間的十二分鐘當中,被要求做認知力挑戰程度較低之事的第二組,心思漫遊的程度明顯高於被要求做更需要使用工作記憶的第一組。而且,一如預期,在最後的「非常用途作業」測驗中,唯一能把那兩項和十二分鐘前一樣的任務做得更好的參與者,正是心思漫遊程度最明顯的第二組。

換言之,在暫停時間當中心思漫遊得最多的人,在後來重複執行相同的「非常用途作業」時,會變得更有創造力。在讓大腦有時間去咀嚼這些任務後,他們想出了更有創意的答案。至於其他三組參與者—一組在暫停時間執行較耗費認知力的工作、一組在暫停時間未執行任何工作,以及一組根本就沒有獲得任何暫停時間,全都未能在後來重複的「非常用途作業」中有所改進。

值得一提的是,包括心思漫遊程度最高的第二組在內,這四組參與者全都沒有在新的兩項「非常用途作業」中表現出任何改進。該研究發現使研究人員得出結論:雖然心思漫遊不能使這些實驗參與者整體而言變得更有創意,但能夠幫助他們更有創意地解決他們在心思漫遊前正在處理的問題。

所以,下次你想解決一項基本上沒有正確解答的問題時,請讓你的心思漫遊,做一些不相關且認知力需求程度不高的事,這也許能幫助你找到一些創意解方。加州大學聖塔芭芭拉分校的這支研究團隊甚至發現,證據顯示,在日常生活中較常作白日夢的人,通常比較有創意。

下回,當你發現自己的心思從正在試圖發揮創意解決的複雜挑戰或問題上飄走時,別像亞曼達一樣斥責自己不夠專心,就順其自然,讓心思漫遊帶來助益。

不過,別讓思緒飛走回不來

讓你的心思有益地漫遊,和完全走上岔路不回頭,是兩碼子事。事實上,讓心思漫遊有助於避免你的心思轉移到岔路上,它是一種有用的替代方案,不至於讓你真正分心離題。

我認為,有兩種方法可以藉由刻意鬆開你的專注力,以提高你的生產力。第一種方法是主動讓你的心思漫遊,在專注於一項問題上一陣子之後,切換到另一項只需要適度使用認知能力、但不需要使用到工作記憶的事務,然後再回到你原先試圖解決的問題上。

先想好當思緒漫遊時要做什麼

你可以事先選擇這項事務,讓你的心思在開始漫遊時,不必試著去想可以做什麼事—這可以提高你的心思在開始漫遊時,去思考這件事的可能性。挑一件不會讓你想太久的事,或是不會讓你進入自動駕駛模式而忘了重回原先問題的事,這樣你就能讓自己的心思有效益地漫遊,不至於沉浸在太引人入勝的另一件事情裡。

你可以試試下列這幾件事,它們對認知能力不會構成沉重負擔,通常也不會持續很久,可能在幾分鐘之後就會失去吸引力,所以下次當你心思漫遊時可以這麼做。

  • 欣賞牆上的一件藝術品、一盆室內盆栽,或是看看窗外的景色,或是你桌上擺放的相片等,並仔細地看一下顏色的深淺度;
  • 簡單收拾一下桌面、整理書架,或是擦一下白板等;
  • 聽聽音樂,注意其中有哪些樂器;
  • 玩點小遊戲,例如每次看到有人邊走邊傳簡訊時,就在紙上畫個記號。

這些事需要一點點思考,但不多,不大需要用到工作記憶,不需要你的大腦在處理資訊時記住太多資訊。

如果你需要讓自己的心思好好漫遊一下,我會建議你避免做類似下列的事:

  • 把文件歸檔,因為這通常需要你記住很多東西,以決定什麼文件該放在什麼地方;
  • 閱讀體育新聞、動態消息或部落格貼文,因為這太容易令你變得高度聚焦於內容,會阻礙你的心思漫遊;
  • 查看並回覆電子郵件,因為這可能會需要高度使用工作記憶,並且會抓住你的注意力;
  • 練習簡報說明或準備會議內容,因為做這些事會需要記住很多資訊以便你日後使用,而這需要你大量使用工作記憶;
  • 做有難度的解謎,例如填字遊戲或數學遊戲等,這兩者都需要使用大量的工作記憶。
練習察覺當下的想法,並且不加批判

第二種藉由刻意鬆開專注力,以提高你的生產力的方法,便是透過「覺知注意」(mindful attention)。

「覺知注意」指的是讓我們的思緒自然地游移,也就是讓我們的心思漫遊,並且在不帶任何意見地注意到自己的思緒已經飄移後,再輕緩地把注意力帶回到我們當下的感受。你可以在閱讀時自行試試,當你的注意力在某個時點開始飄移時,只要注意到這個有趣的事實即可,然後再輕緩地把你的注意力帶回到書本上。

這是一種「感受當下」的方式—覺察自己、他人及周遭環境。當我們發現自己的心思漫遊時,可以變成一個中立的觀察者,觀察自己漫遊的思緒,而不是斥責自己分心。當我們不再因為自己不能專注而變得沮喪、疲憊或更加分心時,就能更有效地把自己的注意力帶回到手邊的事務上。

如果我們對很多思緒放手,就能為我們的注意力創造機會,使它最終飄回到手邊的事務上。根據我的經驗,這大約會歷經個幾分鐘,偶爾可能會歷經長達十五分鐘,但是跟做一些其他不重要的事相比,或是跟瀏覽體育新聞、查看社群媒體,或是在網路上購物相比,浪費的時間應該是比較少。

如果你想長時間持續做一件事,那就別去對抗分心,但是也別盲目地屈服於分心。每當你的心思漫遊時,信任它,它只是需要一分鐘去做一些其他事,想要提神一下或是更新資訊。讓它去吧!但不要轉換做別的事務。

下次,當你發現自己在作白日夢時,請告訴自己沒關係,但不要離開房間或開啟任何媒體,也不要開始回覆電子郵件等進行別的新事務,就那樣坐著,讓你的心思漫遊。每當你的心思漫遊時,隨著它,但別去引導它,你大概會發現在幾分鐘之後,你就會回到原先的工作上,而且能在無須掙扎與努力的情況下,更快速地投入工作。

放自己一馬

你可能跟亞曼達一樣,相信只要自己全心投入,就能夠保持專注很長一段時間。所以,當你做不到時,也許就會變得很沮喪,甚至對自己感到失望。但是,如同前文所述,如果你一開始就期望自己應該持續不斷地保持專注,那是注定失敗的。你的大腦會去做它天生結構擅長做的事:發現分心事物,關注這些新事物。你可以限制環境中可能會出現的分心事物,以確保你的大腦保持專注一段時間,但你無法左右自己的大腦,要它別理會所有分心事物。

亞曼達可以關上她辦公室的門,或是讓工作室裡所有人知道,她接下來幾個小時不見任何人,以防止工作被打擾。她也可以先關閉電子郵件通知,避免自己被引誘打開每一封新進來的訊息。她甚至可以安裝軟體,在一天的特定時刻,封鎖自己進入喜愛的聊天網站。不過,她無法那麼輕易地阻止自己分心去想那個延遲付款的大客戶,或是要自己別去想缺乏運動這件事,她無法避免種種思緒干擾自己的專注。

面對這些內在的分心事物,亞曼達維持進行手邊事務的唯一方法,就是先放手,接受這些干擾,容許一些有益的心思漫遊。幾分鐘之後,再輕緩地把注意力帶回到原先的事務上。為此,她最需要的,就是學會放自己一馬。

我們太容易浪費時間和精力在對抗大腦的天生漫遊傾向,斥責自己不能夠再專注一點,並且認為這是一項需要改進的缺點。我希望,策略三能夠幫助各位看清,讓我們的心思漫遊不僅很正常,也有助益。但社會灌輸我們太根深蒂固的觀念,使我們相信作白日夢是件壞事,所以當我們發現自己在作白日夢時,總是會忍不住斥責自己懶惰。因此,說到保持專注很長一段時間,我們的祕密武器不是自律或意志力,而是寬待自己。

下次,當你發現自己在作白日夢時,請友善地對待自己,放自己一馬。作白日夢可能會使你接下來幾個小時的生產力很高呢!

書籍介紹:

每天最重要的2小時—神經科學家教你5種有效策略,使心智有高效率表現,聰明完成當日關鍵工作

不論我們喜歡或討厭自己的工作,多數人每天的工作量已經達到難以負荷的程度。當工作多到難以招架時,即使是才幹令人望塵莫及、成就令人驚嘆的一流人才也會落入「效率陷阱」中:設法擠出更多時間工作,強迫自己長時間持續工作、不中斷休息,如果有部屬的話,也讓他們這麼做。

本書作者喬許.戴維斯博士曾任哥倫比亞大學心理學助理教授,現任紐約神經領導力研究院(NeuroLeadership Institute)研究總監暨首席教授,長年研究神經科學與心理學,文章散見《哈佛商業評論》、《策略與企業》(strategy+business)、《今日心理學》(Psychology Today)等商業與學術媒體。

戴維斯博士從長期的科學研究,以及自身與高效率且快樂的人共事或提供顧問的經驗所獲得的啟示是:人體不是電腦,我們的生理狀態對思考方式具有影響;想要真正擁有高生產力和創造力,最好拋開常見的效率迷思與工作模式,每天創造適當的狀態與條件,使心智有高效能表現,優先完成當日關鍵工作。

作者介紹:

喬許.戴維斯博士 Josh Davis, Ph.D.

布朗大學機械工程學士、哥倫比亞大學心理學博士,曾任教於紐約大學、哥倫比亞大學巴納德學院(Barnard College),在巴納德學院心理系全職任教5年後轉任現職。現任神經領導力研究院(NeuroLeadership Institute)研究總監暨首席教授,指導該學院把基礎科學研究轉化為商業與領導用途的工作,推動新研究內容的各種策略。

戴維斯博士的文章散見各主流媒體,包括《哈佛商業評論》、《策略與企業》(strategy+business)、《人力與策略》(People & Strategy)、《今日心理學》(Psychology Today)、《神經領導力期刊》(NeuroLeadership Journal)等處。他經常在神經領導力研究院和世界各地舉辦的研討會及組織活動中演講與授課,也為個人提供公開演說和生產力方面的指導與訓練服務。他的學術研究主要側重「體現認知」(embodied cognition)、情緒調節,以及情緒神經學,論述刊登於許多專業期刊。

於美國維吉尼亞州成長,現與妻子居住在紐約市。

責任編輯:楊士範
核稿編輯:鄭少凡

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