《麥肯錫問題分析與解決技巧》:解決問題,要先知道問題的三種本質

《麥肯錫問題分析與解決技巧》:解決問題,要先知道問題的三種本質
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我們想讓你知道的是

本文是閱讀完《麥肯錫問題分析與解決技巧》後,筆者重新爬梳並整理自己的想法脈絡所寫下的文章,以供給大家參考。

解決問題之前,到底什麼才是問題?

「問題」=必須被解決的事情,事情當中包含了單一或複數的課題。

問題這件事情,就是現狀與你的預期有了落差,需要面對處理,還必須設法解決,來達到你的期望狀態。如果一件事情不需要被處理,那它就不會是你的問題,它只會是一件事情。

一個問題當中,並非只存在一件需要被解決的課題,一個問題當中可能包含了「複數」的課題。

當你面對問題時,這代表,我們必須研擬解決的策略,而且也要依照策略確實執行。但也要記住,一旦你選定了特定的策略去執行,這通常代表著無法再回頭。

舉例來說,像是公司為了解決生產效率的問題,選擇買進大量硬體設施,投資的成本是無法進行回收的。

斯斯有三種,問題也有三種

作者在書中將問題分為三種類型:恢復原狀型、防杜潛在型、追求理想型。

後面在講解的時候,我會傾向將「防杜潛在型」改為「防範未然型」,個人覺得會比較能顧名思義一點。

也要特別提醒,雖然說是將問題分做三類,但實際碰到問題時,通常都是不同類型混合在一起的。

【恢復原狀型】

以恢復原始狀態為目標,恢復原本的狀態是被視為我們期待的狀態,也就是說,現狀與過去的狀況出現了落差,而要解決這個落差的問題。

例如:發現自己手機沒電,無法使用,想要讓他恢復成能使用的狀態;或是發現公司的營運成本上升,希望能降回過去的成本。

【防範未然型】

目前雖然沒有重大損害,但將來會發生脫離現狀的問題,與恢復原狀型問題類似,差別在於,恢復原狀型的問題已經顯現,但防範未然型的問題則為潛在狀態(未顯現)。

例如:公司的硬體設備過於老舊,雖仍然可以使用,但需要承擔故障的風險;或是原定的戶外行程,因為有降雨可能,而需要思考雨備方案。

【追求理想型】

目前雖然沒有重大損害,但由於現狀未達期待的狀況,理想與現狀存在落差,所以會把它視為問題的一種。

例如公司希望下一季的營收,能由5%提升到10%,就可以思考該如何達到。

恢復原狀型、追求理想型都是以目標為導向,一個以恢復原始狀態為目標,一個則是追求理想狀態。

作者在書中有提到,若是以為恢復原狀型是比較容易解決的問題,很可能會吃到苦頭,因為形成問題的原因很複雜,其中包含了自己無法掌控的複雜因素。例如像是環境的結構性變化,這就是你無法掌控的外在因素。

認識了不同問題,該怎麼排出解決順序?

面對問題時,可以根據「急迫性」和「重要性」來決定解決問題的優先順序。這樣的決定方式,也跟時間管理的概念類似,在有限的時間裡,將問題做出排序,決定出處理順序。

顯而易見地,若是「急迫性」和「重要性」都高時,將會是優先處理的問題。相反地,若是兩者都低,則可以擺在最後處理。

若是「急迫性」低、「重要性」高的問題,則是最容易被人忽略的情況,常會因為不急就一直往後遞延,例如像是結婚對個人而言算是大事,但可能覺得不急著找對象而將次序往後排;或像是陪伴家人也非常重要,但總會覺得工作或其他外務較優先,等到真的要去做的時候卻為時已晚。

而「急迫性」高、「重要性」低的問題,通常就會立刻占用掉你的時間,例如像是客戶臨時性的交辦需求,短時間內非完成不可,就得放下手上的其他事情,優先處理。

或許你會好奇,「急迫性」和「重要性」該怎麼做衡量?「急迫性」可以依照事情必須完成的時限去做判斷;「重要性」則是要辨別出目前影響的程度,也要看出未來擴大影響的可能性有多高,來決定重要性有多高。

要特別提醒,有待解決的問題中,如果有你能輕易解決的問題,最好就先盡快處理。

實際面對問題,該怎麼應用?

看完了以上的內容,又該如何實際運用在我們的日常生活當中呢?這邊簡單舉個例子,給大家參考如何應用上面所學到的東西。

假設,今天我面對了這幾個問題:

  1. 房子出現漏水情形
  2. 帶年邁的父母去做健康檢查
  3. 覺得學英文對自己會有幫助
  4. 電視故障不能看
  5. 家電電線老舊似乎該進行更換

首先,先把問題做分類,將面對到的問題辨別出屬於哪種類型。

  • 房子出現漏水情形、電視故障不能看,以前並不會發生,我希望能將房子的漏水狀況解除,也希望能將電視修好,回復到可以正常使用的狀態。也因此,這兩個問題類型都是屬於「恢復原狀型」。
  • 帶年邁的父母去做健康檢查、家電電線該進行更換,以現況來說,兩者都還是處於正常狀態,影響並未顯現。但是,雖然目前沒有重大損害,但將來有可能會發生脫離現狀的問題。在健康出問題或是發生電線走火的意外之前,可以先設法解決,所以這兩個問題類型都是屬於「防範未然型」。
  • 覺得學英文對自己會有幫助,目前沒有學的狀態下,對我並未造成任何損害,只是若能把英文練起來,對於未來的我會大有幫助,無論工作或是生活,都能大大提升自我的視野。因此,我會把如何學好當成是該解決的問題,這個類型屬於「追求理想型」。

問題分類完成以後,接著,根據「急迫性」和「重要性」排出解決順序。

  • 「恢復原狀型」的問題裡,出現漏水會影響到我的日常生活,是「急迫性」和「重要性」都高的問題,電視故障不能看倒也還好,我可以忍個幾天,因此我會優先處理房子的漏水情形。
  • 「防範未然型」的問題裡,兩者的急迫程度相同,但家人對我來說更重要,因此我會先帶年邁的父母去做健康檢查,再去處理更換電線的事情。
  • 「追求理想型」的問題裡,學英文對我來說絕對是重要的,但現階段來說,並不是急著要去解決的問題,只是要記得時常提醒自己,不要最後自己忽略掉。

對每一個問題都有「急迫性」和「重要性」的評比後,你就可以列出所有問題的解決順序。以我來說,我會先解決漏水,帶父母去做健康檢查,更換電線後再去修理電視,最後才開始準備學英文。

別忘記,「急迫性」和「重要性」的判斷,其實也跟個人的價值觀有關,就算面對同樣的問題,每個人的解決順序也不會相同。

小結

從第一章的內容當中,你了解到問題是什麼、問題的類型包含哪些、如何決定解決問題的先後順序。之後遇到問題的時候,你就可以先將問題分類,並整理出解決的優先次序,能幫助你更快釐清現況,更早做出行動。

下一集,我們先從恢復型問題開始,來談談該如何解決這種類型的問題,怎麼看待這種問題的本質,我們下回再見囉!

本文經作者授權轉載,原文發表於此

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航

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