《專一力原則》:休息會讓你內疚嗎?心臟是我們該學習的榜樣

《專一力原則》:休息會讓你內疚嗎?心臟是我們該學習的榜樣
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我們想讓你知道的是

我們不顧一切想要解套,所以試著一心多用,卻因而導致錯誤、誤算,以及令人不滿的溝通結果。自稱一心多用的人往往一刻也不得閒;畢竟,專於一事才能讓我們有喘息的空間。

文:戴芙拉・札克(Devora Zack)

絕不要以為忙錄就等於在做事。——班傑明.富蘭克林(Benjamin Franklin

「我很忙。」

「有我忙嗎?好吧,我超級忙。」

「有嗎?我超級、超級、無敵忙。」

忙碌是一種會擴散的傳染病,就像粗壯的雜草長滿整個草坪。然而,喧囂忙碌並不一定會有回報。忙到不可開交並不一定表示工作有效率。LeaderShift諮詢公司總經理蕾絲莉.威廉絲(Leslie Williams)敏銳地觀察到,「我們的文化對於生產力的定義受到催眠,我們以同時做多少件事來衡量工作效率。」

太多人的生活被事情塞滿,實際成果卻不成比例,很少有事情是重要到值得我們花費這麼多時間的。結果是,我們分心和不滿,過著職場壓力愈來愈大的生活。

我們當前的文化認為,事情做愈多愈好。這很奇怪,似乎要把自己累垮才覺得自己有價值。作家蘿拉.范德康(Laura Vanderkam)指出,忙碌能強烈地讓我們覺得自己很重要:「我們感嘆工作過度和睡眠不足的同時……顯示我們很敬業。」

我們似乎已經忘記了一些基本的事情,例如,用不一樣的方式管理我們的時間,可以大大提升生活品質。知名品質管理學者約瑟夫.朱蘭(Joseph Juran)在著作《朱蘭質量手冊》(Juran’s Quality Handbook)中闡述了這個概念,並稱之為「重要少數法則」(the Law of the Vital Few)。他與合著者約瑟夫.德.菲歐(Joseph De Feo)解釋高品質的工作重點,是區分「多數瑣事」和「少數要事」。他建議你審視自己的任務,哪些是必要的,然後把其他不重要的先擱一邊。一旦你主要工作完成後,你可以評估其餘的事項是否值得你費心,或是根本不值得去做。

哪些事屬於「少數要事」呢?事情的重要性並不會總是立即顯現出來,最重要的事情可能一開始看來並不重要,舉例來說,美國參議員非常不看重和同事一起休息用餐的機會。

一天中最重要的一餐?

現在的國會成效可能是歷史上最差的。白宮記者艾希莉.帕克(Ashley Parker)指出,老一輩的共和黨和民主黨參議員經常一起在參議院餐廳吃飯,「在今日兩黨對立的氛圍中,無法想像這樣的場景。」現在的參議院餐廳空蕩蕩,而「餐廳使用率下降,反映出國會普遍呈現兩極化。」帕克引用參議員謝爾登.懷特豪斯(Sheldon Whitehouse)的話:「一想到我們時間多麼緊湊,坐下來吃頓午餐花太多時間了。」

今日的參議員都忙到沒辦法和同事聊天吃飯,主動去了解彼此似乎一點都不重要。同時,議會氣氛不和諧、暗潮洶湧,而且成效不彰。大家若能打破黨派界線,聚一聚吃點東西,半小時下來可能是參議員一周裡最有價值的時間,這是專於一事可以有好結果的另一個例子。把注意力集中在對方身上,面對面實際吃個飯,時間雖短,但很有可能避免參議院的僵局。

你的注意力都用到哪裡?

企圖一心多用和沉迷於忙碌有關,因此也會使人覺得無法消受。有一次我在機場很吵鬧的閉路電視機附近要排隊登機時,聽到一名旅客對旅伴說,「這些沒有用的資訊一直對我們疲勞轟炸。」我同意。我在賓州大學安納柏格傳播學院學到的經驗是,媒體不能告訴你思考的方式,但它可以告訴你思考的題材。遺憾的是,媒體提供給我們的,經常是劣質的東西。

以前只有幾家電視台在播一小時的晚間新聞。現在,我們每天24小時都能收到新聞,而且媒體的管道多到數不清。我們的注意力以光速劇減,電視廣告和音樂錄影帶經常在一分鐘內把30個、甚至更多的畫面拼接起來。一心多用反映在媒體上,呈現出愈來愈多的零碎資料。我們被干擾物疲勞轟炸,然後我們的大腦被訓練成不去自省。

顯然地,人們為了能不用自省,幾乎什麼事都做得出來,正如維吉尼亞大學的一項實驗,在心理學和神經科學學界引起了軒然大波。受試者單獨在房間內無所事事,除了可以按一個會對他們發送電擊的按鈕。6分鐘後,大多數的受試者覺得,與自己的想法獨處非常不愉快,所以選擇對自己施予電擊。但是同樣的受試者先前卻表示,他們會付錢來避免受到電擊。

這個令人「震驚」的電擊(shocking)研究(我忍不住這麼說)呼應了第三章討論到的一些內容。如果你避免獨處的時間,想想看你錯過了什麼,因為自省有很多好處。根據義大利的研究人員,自覺會增強我們的同理心:「我愈能連結到自己的感受和經驗,愈能詳盡、準確地猜測到其他人的想法。」

現代社會重視做事而非思考,這種風氣盛行,但是如果我們可以挪些時間去思考,生活就能有明顯的改善。每一天把「忙」著上網的時間,拿一些去思考個幾分鐘。

密西根大學伊森.克羅斯博士(Ethan Kross)推測,人們轉移注意力,是為了逃避思考自己的生活。沉思是要經過學習的技巧,「如果朋友有問題尋求幫忙,我們告訴他們處理的方法,但是如果問題是發生在我們身上,我們卻會覺得很困難,部分原因是,我們都有自我中心的偏見,使得理性推論變得困難。研究資料清楚地顯示,你可以用語言來欺騙自己,讓自己認為你的問題是發生在別人身上。」

有種技術可以幫助你,同時結合克羅斯博士的建議,在書寫、思考,或者談論你所面對的挑戰時,用第三人稱代詞或你自己的名字。練習自我反思來面對人生的挑戰,也是運用專於一事最棒的優點。

工作狂是一種相對的說法

「替你個人生活騰出時間」是常見的名言。然而,我們非但沒有照著做,大家反而都變得更忙碌。

看看以下1982年人們對工作狂的描述:「回答下列問題,可以判斷自己是否有工作狂傾向:你是否經常把工作帶回家?即使正試著完成重要的工作,或正在休息時,你是否會接電話?你是否不願意休假?」

想看看這35年來,人們對工作期望的演變。以往被視為危險工作狂的情況,現在只不過是大多數專業人士平常做法的最低標準而已。下班後還得心繫工作,一邊處理緊急工作,一邊允許各種干擾的影響,此外,在許多專業領域,回覆氾濫的電子訊息是家常便飯,但是這麼做並不正確。

有些人認為「永遠有空」的專業人士是重要和厲害的人物。科技使我們有可能全天24小時都聯繫得上,這凸顯出人們期望你要一直待命、非常忙碌和異常地重要。儘管科技進步節省了時間,我們卻不知怎麼地變得比以前更忙。

1928年,約翰.梅納德.凱因斯(John Maynard Keynes)撰寫〈我們後代的經濟可能性〉(Economic Possibilities for Our Grandchildren)一文,預測2028年的生活情況。他預測,到了2028年,歐洲和北美的生活水準會高到人們每天只要工作約3個小時,甚至還可能不必工作這麼久。凱恩斯推測,我們今天主要面臨的挑戰是,如何打發我們所有的閒暇時間。

他完全沒料想到情況卻變成這樣。

我們為什麼這麼忙?我們在忙些什麼?正如作家亨利.大衛.梭羅(Henry David Thoreau)所言,「光勤勞是不夠的,螞蟻也是勤勞的。要看你是在忙些什麼。」

科技原是要讓事情可以做更快,卻往往適得其反:我們的時間永遠不夠用。我們不但沒有擺脫永無止息的工作要求,在家裡和工作場所的多媒體設備又在我們忙碌的生活上火上加油。

換一種角度來看:如果節省時間的設備確實節省時間,我們應該會有史上最多的時間才對。但奇怪的是,我們的時間似乎比幾年前更少。到一個沒有節省時間設備的地方真的很有趣,因為這時你會發現你有很多時間。在其他地方,你忙著工作,才能有錢購買幫你節省時間的設備,所以你就不必這麼辛苦。過度執著節省時間最主要的問題很簡單:時間是無法保存下來的,時間是用來使用的,但是你可以選擇明智或愚蠢的使用方式。

節省時間是什麼意思呢?這麼多節省時間的設備,究竟帶來什麼結果?看來,即便我們如此努力工作,並購買了這麼多東西,我們還是忙到無法好好享受。

我們不顧一切想要解套,所以試著一心多用,卻因而導致錯誤、誤算,以及令人不滿的溝通結果。自稱一心多用的人往往一刻也不得閒;畢竟,專於一事才能讓我們有喘息的空間。

時間轉移

讓自己沉浸於一項工作,其中一個條件是建立規律的休息。在主要活動之外,還要預留時間,這樣有助於專心工作。如果你的工作是靜態,用休息時間活動一下筋骨。如果你在室內工作,可以到室外走一走。如果你的工作需要體力,用休息時間來放鬆一下,5至10分鐘通常足夠恢復你的精力。心臟是我們學習的榜樣:「大多數人以為心臟是一直在工作,事實上,心臟每次收縮後都有一定的休息時間……算起來,心臟每天休息整整15個小時。」

時間轉移是指高效率時間和休息時間交替出現。從事一項工作時,要經常休息以保持充足的精力。科學家已一再證明,我們讓自己休息後,效率會高更多。

由於數位產品充斥,有一些組織聯合發起「全美斷網斷電日(National Day of Unplugging)」活動,讓參與者在24小時內不使用科技產品,包含手機、平板電腦、電腦、收音機或電視。這個活動通常需要大家一起努力,因為很多人都至少擁有一台以上的電子產品。即使我們睡覺時,伸手也可以拿到電子產品。我幾乎記不起上次看到有人出來遛狗或推著嬰兒車時,手上沒拿智慧型手機是什麼時候的事情了。

2014年全美斷網斷電日的參與者被訪問到參加活動的原因,他們的答覆各式各樣,有些很浪漫、有些很有理性,還有以下的期望:

  • 養精蓄銳,然後重新開始
  • 與家人共度優質的時光
  • 恢復日常生活之美
  • 活在當下
  • 與現實世界重新接軌

你也做得到。

是什麼阻止了你?休息會讓你內疚嗎?你覺得必須要有高效率嗎?你隱約覺得必須隨時都能讓別人聯繫得上嗎?

你應該反過來想。如果你必須深感內疚,當你不專心時,才該內疚。如果你需要效率高,用時間轉移的方式更能提高效率,你不必隨時聯繫得上。如果你想安心,可以提前讓別人知道你的理由,在電話留言的提示語音裡,留下詳細的資訊。也許漸漸地,這會改變別人的期望,你不是隨時能滿足所有人的任何要求。永遠都有空是不切實際的,拋開這個不可能的想法,這會釋放出精神抖擻、輕鬆、更專注的你——這樣一來,當你與某人在一起時,你人在,心也在。設想黯淡、模糊的手電筒和雷射光之間的差異,就像有沒有專注的差別。

書籍介紹

本文摘錄自《專一力原則:「一心一用」戰勝拖延╳提高效率╳改善關係,重獲職場與生活時間主權》,寶鼎出版
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作者:戴芙拉・札克(Devora Zack)
譯者:黃庭敏

哈佛大學、史丹佛大學、MIT的心理腦科學研究佐證,「單工」思維席捲全球職場

閱讀本書之前請先檢視自己:

  • 常於一天結束時,望著時鐘,不知道時間都溜到哪
  • 雖然盡了最大努力,但待辦事項卻沒有減少,反而增多
  • 忙得團團轉,卻缺乏成就感
  • 很久沒有好好坐下來喘口氣,用心品味生活

如果你有以上症狀,也許你該想想,自己是否陷入一心多用的迷思,被這種流行、誘人又看似美好的做事方法灌了迷湯,才會既沒時間、缺乏效率、失去活力。真相是,一次專注做好一件事,你反而可以完成更多的工作,還可以好好睡上一覺。戴芙拉・札克將教你如何讓工作更有效率,減少分心情況;教你如何處在當下,活出創意的心流狀態,停止混亂的生活。

Step1★神經學家說真話:大腦無法一心多用,你只是快速地「任務切換」
大腦不能在處理需要注意力的工作時,同時處理不同的資訊流。一般所謂的一心多用其實是任務切換,我們在0.1秒之內切換任務,不會感覺到時間差。事實上,變換注意力會降低工作效率,還會釋放被稱為「壓力荷爾蒙」的皮質醇,降低處理資訊的能力。試圖一心多用的壓力會減損大腦神經元,削弱問題解決的能力,並減少對情緒調節、彈性和衝動的控制。

Step2★工作狂≠敬業:你應該學會用更聰明、更有效的方式工作
我們的文化對於生產力的定義受到催眠,我們以同時做多少件事來衡量工作效率。結果是,我們分心和不滿,過著職場壓力愈來愈大的生活,似乎要把自己累垮才覺得自己有價值。這種弔詭的狀況不該繼續下去,請試試以下幾種專注方法,幫你找回丟失的時間:

  • 秘訣①:把與當前工作不相關的思緒丟到暫緩區,稍後再來處理
  • 秘訣②:手機關機,豎起藩籬,阻隔外界一切干擾與誘惑
  • 秘訣③:把類似的工作整理成工作串,集中在一天當中的特定時段一起做
  • 秘訣④:「我在忙!」善用便利貼提醒他人勿擾
  • 秘訣⑤:把彈性工時排進你的進度表,為意外情況預留時間
  • 秘訣⑥:讓高效率時間和休息時間交替出現,效率會高更多

Step3★活在當下:善待眼前的人與自己,比什麼都重要
拒絕別人的臨時請求是自私的行為?努力參加所有的會議與活動才能建立良好人際關係?休息會讓你內疚嗎?試圖滿足大家,把所有事情都做好做滿,並不能證明什麼,只會讓你不得不分心做事──既無法表現尊重,更顯示你缺乏自我控制的意志力,甚至讓你情緒崩潰。專注傾聽與投入當前的人事物,才是最不浪費時間、真正滿足身心靈的不二法門。

本書提供「專注度測驗」與「居家生活測驗」,檢核你的工作與生活狀況!

本書特色

  1. 本書的內容非常實用,而且作者所提供的策略實行起來並不困難,每個人都可以輕易做到。
  2. 本書不僅是作者長久以來從自身工作上所得到的經驗積累,作者也引用許多研究的結果證實她的理論,提供的策略也實際可信,並不過於主觀。
  3. 書中內容富有條理,每一章節開頭都先分別列出與該章節內容呼應的「迷思」和「真相」,讓讀者一步步理解該章節所要講述的主軸和原則。
  4. 作者提供專注度測驗,讀者填完計分後,就可以清楚知道自己平時處理工作時是使用何種方式,以及是否有改善之處;另外也有居家生活測驗,讀者可以知道自己是否在生活方面也有需要改進的地方。
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Photo Credit: 寶鼎出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:潘柏翰

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